¿Cómo tener una reunión de trabajo eficaz?

 

Eficacia personal: Reduce el tiempo perdido en reuniones de trabajo

Reunión de trabajo eficaz

*Reunión de trabajo eficaz

Según las estadísticas, la mayoría de las reuniones son ineficaces. La inmensa mayoría no se preparan de manera profesional y eso supone una importante pérdida de tiempo. Paralelamente, a menudo comprobamos que los asistentes no son quienes deberían estar presentes. Es un dato corroborado que los jefes de equipo pasan la mayoría del tiempo reunidos y sólo un porcentaje muy bajo de las reuniones son productivas.

Entonces, ¿cómo preparar su reunión de trabajo con eficacia? ¿Cómo elegir a los  participantes de manera coherente?

  • Objetivo=Acción

La primera regla antes de realizar cualquier reunión de trabajo es definir cuál será su objetivo.

Una reunión de trabajo no debería tener como objetivo informar a los asistentes, sino incitarles a participar. Actualmente existen una multitud de herramientas para poder informar: agenda, chat, gestión de proyecto, informes de seguimientos, informes de actividad, correos,… Por tanto, ya no es una excusa prever una reunión únicamente informativa.

Una reunión de trabajo eficaz es una reunión durante la cual se toman decisiones y, sobre todo, se comprometen los participantes a poner en marcha las acciones decididas.

Si uno de tu equipo tiene alguna duda o preocupación debe comunicártelo de manera rápida, ya que en general le supondrá una barrera en la consecución de sus objetivos. Es esencial que no espere a la próxima reunión de trabajo para poder discutirlo: no es la finalidad de una reunión.

Una reunión de trabajo productiva es una reunión en la cual todos los individuos están activos. Ésta es la manera de acertar con la elección de los participantes. No es eficaz invitar a personas sólo para informarles dado que se puede comunicar el resumen de la reunión una vez terminada. Los participantes son los actores de la reunión.

  • Preparación

Otro punto importante es la preparación de la reunión. Es esencial prever todos los soportes de comunicación que pueden facilitar el seguimiento de la actividad y la toma de decisiones.

Los documentos más apropiados son los siguientes:

  1. Un agenda o un calendario;
  2. Un punto de situación: documento en el cual aparece el avance de cada uno de los proyectos en curso.
  3. Un plan de acción: documento que proyecta una visión del futuro. Suele presentarse con  una lista de las tareas pendientes (en filas) con las posibles fechas de realización (en columnas) y se colorean dichas celdas en función de las previsiones. En general, se precisan los nombres de los responsables de la realización.

Por otro lado, los mejores formatos para este tipo de presentaciones son Excel y PowerPoint.

  •  Solución y acción

Como lo decíamos antes, se organiza una reunión de trabajo con un fin estratégico. Se puede realizar un punto rápido de situación pero, sobre todo, se solucionan problemas y se deciden acciones con compromiso en su realización.

En reunión se suelen resolver problemas, no obstante, este esfuerzo no tiene interés si no se llevan las acciones necesarias después de ésta. Muchos creen que sólo de hablarlo se solucionan los problemas pero no es el caso.

  • Seguimiento de acciones

Te recomendamos escribir de manera precisa todas las ideas que se proponen, así como las soluciones que se deciden con el objeto de realizar el seguimiento de las acciones acordadas.

En ausencia del seguimiento de acciones o mejoras validadas, tu reunión se volverá improductiva y eso se traducirá como una perdida de energía.

Entonces, ¿crees que todas tus reuniones de trabajo son eficaces?

Te aconsejamos elaborar tu orden del día de la manera siguiente para evitar cualquier pérdida de tiempo:

1)      Punto de situación rápido: el trabajo realizado desde la última reunión;

2)      Obstáculos: lo que se debe solucionar para seguir avanzando;

3)      Acciones previstas: lo que se debe realizar hasta la próxima reunión.

Si la reunión de trabajo que organizas no corresponde con estos puntos, entonces plantéate si su realización es realmente necesaria.

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